Аутсорсинг печати в Украине: исключение или правило?

Крупные компании осознали, что вывод непрофильных и не ключевых активов из структуры компании и передача функций по их управлению компаниям, специализирующимся в данном сегменте услуг, - является более прибыльным, а значит выгодным для предприятия. Например, на сегодняшний день американский автомобильный гигант Ford (который, собственно, и начал впервые системно внедрять аутсорсинг в производство) приблизительно две трети комплектующих и услуг заказывает на стороне. Такому же примеру последовали и многие другие компании с мировыми именами в самых разных отраслях экономики.

Существует несколько видов аутсорсинга, самыми распространенными являются: IT-аутсорсинг, промышленный аутсорсинг и аутсорсинг бизнес-процессов. В силу различного строения отраслей народного хозяйства и структуры экономики, каждая страна имеет «индивидуальные особенности» для развития того или иного вида аутсорсинга. В Украине наибольшее распространение получил IT-аутсорсинг и аутсорсинг бизнес-процессов, в частности аутсорсинг печати, т.е. передача управления печатными процессами специализированным принт-центрам (ПЦ).

Большинство компаний в Украине до сих пор осуществляет организацию печати документов своими силами. Тем не менее, уже есть примеры успешного сотрудничества больших компаний с ПЦ. Первыми, кто оценил явные преимущества выделения печати в аутсорсинг, были банки, операторы мобильной связи, цифрового и кабельного телевидения, страховые компании и т.д.

Новатором в этой области стала корпорация Xerox, которая создала автоматизированный комплекс по созданию и управлению рассылками для одного из лидирующих мобильных операторов МТС (бывший UMC). Переход к аутсорсингу печати был вызван быстро растущей абонентской базой МТС. Во всем производственном цикле от получения информации и до отправки уже упакованной продукции роль заказчика минимальна – своевременное предоставление необходимой для печати информации в ПЦ, где выполняются поставленные задачи по печати, конвертированию, сортировке и подготовке к отправке документов в строго установленные сроки. Выбор руководством компании МТС поставщика услуг был закономерен – ведь на сегодняшний день компания Xerox является лидером в предоставлении услуг коммерческой печати с долей рынка в 80%. Модульная структура ПЦ позволяет комбинировать производственные мощности предприятия в зависимости от объемов поступающих заказов. К примеру, в принт-центре, оборудованном для МТС, функционирует в общей сложности 8 комплексов из систем промышленной печати разной функциональности и 3 конвертовальные машины. Если бы заказчик производил печать больших объемов биллинговой или другой полиграфической продукции своими силами, то остановка или временный выход из строя хотя бы одной машины мог бы потянуть за собой крайне нежелательные последствия в виде остановки производства, задержки в поставках и т.д. Устранение неполадок, настройка оборудования заняла бы еще больше времени и больших средств. Всех этих проблем можно избежать посредством аутсорсинга печати, т.к. ПЦ гарантирует качественное выполнение заданий, обеспечивает профессиональное обслуживание и поддержку парка техники, что ведет к снижению себестоимости за счет эффективного использования ресурсов.

Поскольку ПЦ призваны решать разнообразные задачи, то строятся они с использованием промышленных высокопроизводительных систем печати и дополнительного оборудования, которое позволяет выполнять любые заказы связанные с цифровой персонализированной полиграфией. Как правило, для решения всего комплекса задач, ПЦ комплектуются комбинированным оборудованием, которые условно можно разделить на три вида: черно-белые высокопроизводительные системы, полноцветные машины, упаковочные комплексы (автоматические машины для конвертования), также иногда ПЦ комплектуется офсетными машинами. Если взять для примера уже упомянутый ПЦ компании Xerox, то для выполнения всего комплекса услуг коммерческой печати там установлены следующие типы высокопроизводительных, печатных систем: ч/б, цветная, машины с выделением цвета, и упаковочные комплексы. Для печати черно-белой продукции в ПЦ используется цифровая машина Xerox DocuPrint 4590 со скоростью печати в 90 страниц за 1 минуту. Полноцветная DocuColor 8000 с максимальной скоростью 80 стр/мин обеспечивает выполнение задач по печати переменных данных, маркетинговых брошюр, буклетов, небольших книг, журналов, транзакционной печати и печати деловой документации. Для удовлетворения постоянно растущего спроса на печать с выделением цвета в ПЦ установлено 3 вида машин: DocuPrint 92c (с производительностью 90 стр./мин), DP 155 (со скоростью в 155 стр./мин) и DP 180 (которая печатает 180 стр./мин.). Таким образом, при одном только легком подсчете получаем совокупную мощность всех машин в более чем 35 тыс. отпечатков в час, и это при условии, что все типы аппаратов в одном экземпляре, что в ПЦ встречается крайне редко. Также, ПЦ оборудован достаточно мощным упаковочным комплексом, который предназначен для автоматического конвертования отпечатанных биллинговых или других рассылочных материалов. Очевидно, что количество и производительность этих комплексов находится в прямой зависимости от мощностей основного парка принт-центра. В ПЦ Xerox установлено несколько конвертовальных установок таких производителей, как Pitney Bowes и Kern. Различные модификации машин способны упаковывать от 2-3 тыс. конвертов в час до 22 тыс. Эти показатели варьируются в зависимости от плотности бумаги и количества дополнительных вложений. Общую схему работы ПЦ можно осуществить любым удобным заказчику способом (от проведения специального, защищенного оптоволокна-канала до простых электронных носителей). После сверки списков продукция поставляется заказчику или отправляется на почту, если это биллинговая или другая персонализированная продукция для персональной рассылки.

Новейшие технологии, нашедшие свое воплощение в печатных машинах, такие как персонализированная печать с выделением одним цветом или полноцветные промышленные машины, открывают компаниям безграничные горизонты для маркетинговой и обратной связи с клиентами посредством принт-центров. Ведь компании, производящие периодическую рассылку своим клиентам, вместе с ней рассылают и разного рода маркетинговую и рекламную продукцию. Теперь рассылка не будет ограничиваться только черно-белым счетом и цветными буклетами, которые чаще всего рассматриваются, как «спам» со всеми выходящими из этого последствиями для этой продукции. Персонифицированные документы имеют два компонента: постоянная информация и переменные данные. Постоянная информация включается в документ независимо от того, кому он адресован, в то время как переменные данные различаются в зависимости от того, кто должен получить документ. Например, переменные данные могут содержать имя, фамилию адресата, банковские реквизиты, номера счета, его состояние и т.д. Технология выделения цветом персонифицированной информации состоит в том, что цветом выделяются самые важные места документа, на которые адресату необходимо обратить внимание. Наибольший потенциал этой технологии проявляется в печати маркетинговых материалов. По данным исследования Рочестерский института технологий, сочетание переменного текста и различной цветовой гаммы в маркетинговых рассылках дает большие преимущества в отклике на информацию маркетингового или рекламного характера. Добавление в содержание рекламного продукта персонального обращения к адресату увеличивает отклик на это обращение на 44%. Та же реклама, напечатанная в цвете и без персональных данных, приносит почти такой же результат (45%). Цвет и персонализация дают увеличение отклика уже на 135%. Наконец, персонализированная полноцветная реклама, содержание которой формируется в соответствии с известными предпочтениями или характеристиками адресата, в 5 раз эффективнее, чем черно-белая листовка. Создать такой рекламный продукт можно только используя технологии цифровой печати.

Теперь компании могут своевременно информировать своих клиентов о проходящих рекламных или информационных кампаниях, при этом информация будет содержать персональное обращение, а все места, на которые необходимо обратить внимание будут выделены цветом, что, как отмечено выше, многократно повышает эффективность усваивания доносимой информации и увеличивает отклики на те или иные маркетинговые кампании. При этом стоимость одного отпечатка с выделением цвета сопоставима со стоимостью черно-белого аналога. Вынесение на аутсорсинг печати будет наиболее востребовано для тех компаний, которым необходимо производство в больших объемах таких персонализированных документов как: счета, инвойсы, уведомления и напоминания, сертификаты, вопросники-анкеты, рекламные обращения, поздравления, бонусные и скидочные купоны, открытки и флаеры, контракты, нормативные документы и отчеты.

К услугам коммерческих цифровых принт-центров во всем мире прибегают все больше компаний, которые сократили на миллионы статьи расходов годового бюджета на принтерную печать и копирование. Наиболее часто, заказчиками принт-центров становятся компании телекоммуникационной индустрии, финансового сектора, страховые компании, государственные структуры. На просторах СНГ первыми клиентами и заказчиками собственных принт-центров стали такие известные компании, как ТК Вымпелком/Beeline, МГТС (Московская городская телефонная сеть), Сибирь- и Волгателеком. В Украине же контракты на аутсорсинг печати заключили также такие хорошо известные компании, как «Астелит», «Nokia», «Dow», «Delloitte & Touch», «Pricewaterhouse Coopers» и др.

Важно отметить, что благодаря аутсорсингу печати у компании-заказчика услуг высвобождаются инвестиции для развития другого, профильного направления, освобождаются людские ресурсы, производственные и офисные площади, минимизируются затраты на администрирование процесса, повышая тем самым концентрацию сотрудников на основной работе. При этом у компании существует возможность увеличения нагрузок на печатное оборудование в случае наращивания объемов. Периодическое обновление программного обеспечения и расширение возможностей маркетинговой коммуникации обеспечивают постоянное повышения качества и, в случае необходимости, отклика от печатной продукции. Еще одним немаловажным преимуществом заказа услуг печати у ПЦ является легкость контроля и оплаты печати: учитывается и оплачивается только готовый продукт.

Оценивая общую ситуацию на украинском рынке аутсорсинга необходимо отметить, что на данном этапе подавляющее большинство отечественных предприятий и компаний только проходят этап изучения технологий, отработанных на западе несколько десятилетий назад. Только немногие - в основном компании с иностранным капиталом - руководствуются новейшими бизнес-решениями. В условиях становления экономики, с постепенно развивающейся инфраструктурой услуг, усиливающейся конкуренцией сокращается потребность предприятий в широком спектре собственных непрофильных, вспомогательных подразделениях. Известно, что для повышения экономической эффективности производится реструктуризация предприятия с выведением из состава непрофильных функций. Такой подход позволит компаниям оптимизировать свою организационную структуру, снизить издержки производства и сосредоточиться на стратегических для компании направлениях.